1. Algemeen
Op alle handelingen met betrekking tot persoonsgegevens is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG ) van toepassing. WinterWonderbeek verzamelt en verwerkt persoonsgegevens van haar leden en vrijwilligers in overeenstemming met deze wetgeving.
2. Doeleinden
WinterWonderBeek verwerkt de persoonsgegevens ten behoeve van de volgende doeleinden:
- Het beheren van het relatiebestand;
- Het beheren van de financiële administratie
- Het beheren van de foto- en video registratie;
- Het adequaat kunnen reageren ingeval van noodsituatie van onze vrijwilligers;
- Administratieve en foto/video/geluid gegevens worden gebruikt voor het voeren van promotionele-, publicatie- en archiefzaken;
Wij registreren alleen de strikt noodzakelijke persoonsgegevens die nodig zijn voor het organiseren en ondersteunen van de door ons georganiseerde activiteiten.
Wij registreren de volgende gegevenssoorten: Naam, tussenvoegsel, achternaam, adres, postcode, woonplaats, e-mail, telefoonnummer, geboortedatum.
Op formulieren waar persoonsinformatie van toepassing is zal verwezen worden naar dit privacyprotocol.
3. Foto en video
Tijdens alle activiteiten door WinterWonderBeek georganiseerd, worden foto en video-opnames gemaakt door aangewezen personen. Door zijn/haar aanwezigheid op een van door WinterWonderBeek georganiseerde activiteiten geeft hij/zij toestemming voor het maken van foto en/of videobeelden. Deze foto en/of videobeelden worden gebruikt voor promotie, publicatie en archief doeleinden. Hierbij geldt altijd dat foto’s en video’s het respect en waarde van bezoekers centraal stellen. WinterWonderBeek gebruikt alleen foto en/of videobeelden van door WinterWonderBeek aangewezen personen/functionarissen.
4. Website
De volgende privacy regels gelden voor onze website (www.winterwonderbeek.nl)
WinterWonderBeek maakt gebruik van de website www.winterwonderbeek.nl voor het publiceren van actuele informatie over haar organisatie en activiteiten;
WinterWonderBeek maakt gebruik van de subsite www.facebook.nl/winterwonderbeek voor het publiceren van historische informatie en komende activiteiten;
- Het auteursrecht ten aanzien van de inhoud van de website berust bij WinterWonderBeek. Het is niet toegestaan de inhoud van de website geheel of gedeeltelijk openbaar te maken en/of in enige vorm of op enige wijze te verveelvoudigen zonder voorafgaande toestemming van het bestuur van WinterWonderBeek.
- Op de website en subsite worden foto’s en/of videos geplaats, on geen gevalzal een persoonsnaam vermeld worden.
- Overige gegevens van leden, zoals e-mailadressen, worden niet op het vrij toegankelijke deel van de website geplaatst.
- Indien er foto’s geplaatst worden waartegen door personen bezwaar gemaakt wordt dan geldt dat dit bezwaar bij de secretaris van WinterWonderBeek ingediend kan worden. Indien een persoon aantoonbaar kan maken dat hij/zij op een specifieke foto staat en dit niet wenselijk is zal tot verwijdering van de foto worden overgegaan.
5. Bewaarplicht
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk en ingeval van operationele taken maximaal 7 jaar.
In het archief komen alleen strikt noodzakelijke persoonsgegevens, dit om ook in de toekomst de organisatie van WinterWonderBeek te kunnen herleiden. Dit mede vanwege het gegeven dat personen, ook na hun actieve directe bijdrage dab nog wel een grotere bijdragen aan WinterWonderBeek kunnen leveren.
6. Verzamelen van persoonsgegevens
WinterWonderBeek verzamelt en verwerkt persoonsgegevens van: bestuur en vrijwilligers, contactpersonen sponsor-donatie activiteiten. In een door het bestuur te onderhouden verwerkingsregister worden de diverse vormen van verwerking bijgehouden.
7. Recht van inzage en verwijdering
Personen hebben het recht op inzage van hun eigen gegevens alsmede het eventueel verwijderen van (delen van) persoonsgegevens. Een verzoek hiervoor kan bij de secretaris van WinterWonderBeek ingediend worden.
8. Informeren van betrokkenen
Dit privacyprotocol wordt gepubliceerd op www.winterwonderbeek.nl en zal voor iedereen inzichtelijk zijn. Op de website en andere publicatiemiddelen worden deelnemers en bezoekers van door WinterWonderBeek georganiseerde evenementen en/of publicaties attent gemaakt worden op dit privacyprotocol.
Bestuur, comissieleden en geregistreerde vrijwilligers worden gevraagd een verklaring te ondertekenen.
9. Beveiliging & vertrouwelijkheid
WinterWonderBeek neemt passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. De bijgehouden persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor de activiteiten van WinterWonderBeek. Persoonsgegevens worden niet commercieel gebruikt.
10. Overige
- Op het evenmentenlocatie van WinterWonderBeek hangen camera’s voor de veiligheid van onze bezoekers en vrijwilligers. Beelden worden niet opgenomen, indien dit wel het geval is zal deze binnen 24 uur verwijdert worden.
- Indien er vermoedens en/of sprake is van een datalek dan zal de secretaris het proces begeleiden en zorgdragen voor de noodzakelijke acties;
- Indien de secretaris niet in staat is enig activiteit zoals hiervoor beschreven is uit te voeren dan zal de voorzitter zijn taken waarnemen.
11. Wijzigingen in het privacyprotocol
WinterWonderBeek behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen aan dit Privacyprotocol. Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 19 augustus 2018.
12. Vragen?
Voor vragen over het privacybeleid van WinterWonderBeek kunt u in eerste instantie contact opnemen met de secreatris of anders met één van onze bestuursleden.
